So schreibst du einen Antrag an deinen Prüfungsausschuss

Viele Studierende haben Schwierigkeiten damit einen vernünftigen und erfolgsversprechenden Antrag an ihren Prüfungsausschuss zu stellen. Aus meiner täglichen Arbeit mit ganz unterschiedlichen Studentinnen und Studenten kenne ich die Probleme, mit denen sich diese jungen Leute konfrontiert sehen. Vielleicht warst du selbst schon einmal in solch einer Situation und wusstest nicht genau, was zu tun ist.

In diesem Artikel gehe ich auf diese (vermeintlichen) Schwierigkeiten ein und biete eine pragmatische Problemlösung an. Ich stelle einen kurzen Leitfaden vor, mit dessen Hilfe du einen strukturierten Antrag schreiben und bei deinem Prüfungsausschuss einreichen kannst.

Eine Erfolgsgarantie gibt es hierbei nie – aber mit einer smarten Herangehensweise kann die Erfolgswahrscheinlichkeit für deinen Antrag deutlich erhöht werden!

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Probleme bei der Antragstellung und häufige Fragen

Das Schreiben eines Antrags für die nächste Prüfungsausschusssitzung ist für viele Studierende mit Schwierigkeiten und großem Aufwand verbunden. Viele tun sich bei der korrekten Formulierung und Begründung schwer oder vergessen wichtige Informationen in Bezug auf das konkrete Anliegen.

Einige Fragen tauchen dabei immer wieder auf:

• Was genau soll ich denn schreiben?
• Was muss ich eigentlich genau beantragen?
• In wie weit muss meine private Situation in dem Antrag ausgeführt werden?
• Wie ausführlich muss die Begründung für meinen Antrag sein?
• Welche Informationen dürfen auf gar keinen Fall in meinem Antrag fehlen?
• An wen richte ich den Antrag?

Oftmals bedeutet das Verfassen eines Antrags eine stundenlange Online-Recherche, aufwändiges Suchen nach Hilfestellungen und mehrmaliges Umschreiben des Antragstextes. Am Ende wirst du dafür mit Unsicherheit und wirren Gedankenmustern belohnt.

Ich kenne diese Probleme und stelle deswegen ein Konzept vor, mit dessen Hilfe du einen sinnvollen und strukturierte Antrag schreiben kannst. Aber was genau macht einen solchen Antrag aus?

Das macht einen guten Antrag aus

Im Prinzip gibt es keinen „richtigen“ Antrag an einen Prüfungsausschuss – dafür sind einfach zu viele Formulierungs- und Gestaltungsoptionen auf der Seite des Antragstellers, und ebenso viele Bewertungsmöglichkeiten seitens des Hochschulgremiums vorhanden.

Allerdings habe ich einige Grundeigenschaften zusammengestellt, die einen guten (und damit erfolgsversprechenden!) Antrag ausmachen. Dein Antragsschreiben sollte:

• präzise formuliert sein.
• den Antragsgegenstand (Anliegen) klar und deutlich nennen.
• eine sinnvolle und triftige Begründung enthalten.
• die Bestimmungen der Prüfungsordnung einhalten.
• alle relevanten, fallspezifischen und personenbezogenen Informationen beinhalten.
• in einem angemessenen Rahmen formatiert sein.
• an die korrekte Hochschuleinrichtung adressiert werden.
• innerhalb der relevanten Frist eingereicht werden.

Bei der Antragsstellung an einen Prüfungsausschuss sollte also eine ganze Reihe wichtiger Punkte beachtet werden. Aufbauend auf diesen Zieleigenschaften habe ich meinen Leitfaden für dich entwickelt.

Leitfaden: So stellst du einen Antrag an deinen Prüfungsausschuss

Mit Hilfe meines Konzepts wirst du einen strukturierten Antrag an deinen Prüfungsausschuss entwickeln und verfassen können. Der Leitfaden umfasst die folgenden Punkte:

• Kurzvorstellung des Antragsgegenstandes bzw. des Anliegens
• Detaillierte Beschreibung des Anliegens
• Beschreibung der persönlichen Situation und sinnvolle Begründung
• Schlussformel
• Verweis auf Anlagen, zusätzliche Dokumente

Sehen wir uns das nun etwas genauer an.

Kurzvorstellung des Antragsgegenstandes bzw. des Anliegens

Zu Beginn deines Antragsbriefes solltest du dein Anliegen nennen – und zwar so deutlich wie möglich!

Auf diese Weise kann der zuständige Sachbearbeiter deinen Antrag sofort einordnen und weiß, worum es geht. Um eine geeignete Kurzvorstellung zu finden, reicht es in der Regel aus, die folgende Frage mit einem Satz zu beantworten:

Was genau möchtest du beantragen?

Die Antwort formulierst du als Kurzbeschreibung und verwendest diese als Überschrift für deinen Antrag. Du möchtest zum Beispiel eine nachträgliche Anmeldung für eine Prüfung beantragen? Eine Kurzbeschreibung könnte dann lauten:

Antrag auf nachträgliche Prüfungsanmeldung

So einfach findest du eine passende Kurzbeschreibung!

Detaillierte Beschreibung des Anliegens

Im nächsten Schritt wirst du genauer und stellst dein Anliegen ausführlich und so präzise wie möglich vor. An dieser Stelle solltest du alle relevanten Informationen zu dem entsprechenden Antragsgegenstand erwähnen.

Wenn du beispielsweise eine nachträgliche Anmeldung für eine Prüfung (es handelt sich dabei um die Klausur „Antragschreiben für Dummies“) beantragen möchtest, könnte eine detaillierte Beschreibung deines Anliegens so lauten:

Hiermit beantrage ich eine nachträgliche Prüfungsanmeldung für die Klausur „Antragschreiben für Dummies“.

Das ist erstmal nicht schlecht, aber es geht besser und genauer!

Damit dein Antrag die maximalen Erfolgsaussichten hat, solltest du wirklich alle relevanten, zur Verfügung stehenden Informationen an dieser Stelle nennen. Eine wirklich gute detaillierte Beschreibung deines Anliegens könnte dann lauten:

Hiermit beantrage ich eine nachträgliche Prüfungsanmeldung für die Klausur „Antragschreiben für Dummies“. Prüfer ist Professor Matthäus und der Prüfungstermin findet am 08.09.2067 statt.

In diesem Formulierungsvorschlag sind alle wesentlichen Informationen enthalten:

• Anliegen (nachträgliche Prüfungsanmeldung)
• Name der Prüfung („Antragschreiben für Dummies“)
• Art der Prüfung (Klausur)
• Name des Prüfers (Professor Matthäus).
• Prüfungstermin (08.09.2067)

Somit ist gewährleistet, dass dein Antrag ohne Rückfragen bearbeitet werden kann. Die meisten Prüfungsausschüsse sind für solch eine Arbeitsweise sehr dankbar.

Alternativ kann die ausformulierte Beschreibung auch tabellarisch dargestellt werden. Dies ist zum einen übersichtlicher und erspart zum anderen Formulierungsarbeit:

Hiermit beantrage ich eine Anmeldung für die folgenden Prüfung:

Prüfung (Modul):	Antragschreiben für Dummies
Art der Prüfung:	Klausur
Prüferin/Prüfer:	Professor Matthäus
Prüfungstermin:	08.09.2067

Nachdem du dein Anliegen klar herausgestellt hast, solltest du auf deine persönliche Situation eingehen und mit Hilfe einer triftigen Begründung argumentieren, warum dein Antrag genehmigt werden sollte.

Beschreibung der persönlichen Situation und sinnvolle Begründung

In diesem Abschnitt gibst du eine kurze Beschreibung deiner persönlichen Situation zum aktuellen Zeitpunkt deines Studiums wider. Außerdem lieferst du eine sinnvolle Begründung für dein Anliegen.

Dies ist wichtig, damit du dem Prüfungsausschuss klarmachen kannst, warum dein Antrag genehmigt werden sollte. Außerdem kannst du die Rahmenbedingungen aufzeigen, die zu möglichen Versäumnissen oder Schwierigkeiten geführt haben.

Bleiben wir bei unserem Beispiel: Du möchtest eine nachträgliche Anmeldung für eine Prüfung (es handelt sich dabei um die Klausur „Antragschreiben für Dummies“) beantragen, denn wegen eines längeren Krankenhausaufenthalts hast du die reguläre Anmeldefrist verpasst.

Eine Beschreibung deiner persönlichen Situation und die Formulierung einer sinnvollen Begründung könnte man sich so vorstellen:

Im Laufe des aktuellen Semesters musste ich unglücklicherweise eine längere Zeit im Krankhaus verbringen. Während dieser Zeit war ich nicht in der Lage mich regulär für die oben genannte Prüfung anzumelden. Nach meiner Entlassung war die die Anmeldefrist abgelaufen und konnte mich nicht mehr selbstständig anmelden. Ich bitte Sie daher, mich nachträglich über einen Beschluss des Prüfungsausschusses anzumelden, damit ich an der Prüfung teilnehmen kann.

Die Beschreibung deiner persönlichen Situation muss also nicht zu ausführlich und privat sein. Es sollte auf jeden Fall klar werden, welche Rahmenbedingungen für deine aktuelle Situation verantwortlich sind.

Deine Begründung muss sinnvoll und nachvollziehbar sein. Viele Prüfungsausschüsse geben vor, welche Begründungen zugelassen werden (triftige Gründe) und welche Argumente nicht zählen. Dies ist aber ein Kapitel für sich und wird an dieser Stelle nicht weiter vertieft …

Zusätzlich kann in diesem Abschnitt noch ein Verweis auf die Bestimmungen der geltenden Prüfungsordnung integriert werden.

Schlussformel

Das Antragsschreiben kann mit einer gebräuchlichen Schlussformel enden. Ein klassisches Beispiel dafür wäre:

Ich bedanke mich für Ihre Hilfe und würde mich über eine kurze Rückmeldung zur Bewertung meines Antrags freuen. Bei Rückfragen stehe ich natürlich gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Unterschrift

Der Schluss ist also nichts Außergewöhnliches. Nach der Grußformel muss der Antrag eigenhändig unterschrieben werden, damit dem Dokument ein offizieller Charakter verliehen wird.t

Verweis auf Anlagen, zusätzliche Dokumente

Zur Verdeutlichung des Anliegens bzw. als Beweis für die angebrachte Begründung sollte das Antragsschreiben mit einer Anlage versehen werden.

Viele Prüfungsausschüsse an deutschen Hochschulen legen hierauf großen Wert und lehnen Anträge sogar generell ab, wenn wichtige Anlagen fehlen oder unvollständig sind.

Für das oben genannte Beispiel wäre eine sinnvolle und auch nötige Anlage eine ärztliche Bescheinigung über den krankheitsbedingten Ausfall und eine schriftliche Bestätigung des Krankenhausaufenthaltes.

Vollständigkeit

Ein Antrag kann im Prinzip immer anhand des Musters aus diesem Leitfaden aufgebaut werden. Inhaltlich muss natürlich eine Anpassung an deine individuelle Situation erfolgen.

Neben diesem strukturellen Aufbau sollten noch folgende Punkte beachtet werden, um einen formal richtigen Antrag zu erstellen:

Vollständige Angabe der persönlichen Daten

Damit dein Antrag problemlos bearbeitet werden kann, ist es wichtig, dass du alle relevanten Daten zu deiner Person korrekt angibst. Hierzu zählen u.a.:

• Vollständiger Name
• Vollständige Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Studiengang
• Fachsemester
• Matrikelnummer

Orientiere dich an dieser Daumenregel: Lieber zu viel angeben als zu wenig!

Korrekte Adresse

Achte darauf, dass dein Antrag auch an die richtige Adresse verschickt wird! Es lohnt sich im Vorfeld die genaue Adresse des entsprechenden Prüfungsausschusses zu recherchieren, damit durch Fehlzustellungen und hochschulinterne Weiterleitungen nicht unnötig Zeit verloren geht. Ein gutes Beispiel für ein gelungenes Adressfeld wäre:

• An den Prüfungsausschuss Musterstudiengang (Bachelor)
  Musteruniversität
  z.H. Frau Musterfrau
  Musterstraße 1
  12345 Musterstadt

Antrag fristgerecht einreichen

Wenn dein Antrag im Rahmen der nächsten Sitzung deines Prüfungsausschusses verhandelt (und hoffentlich genehmigt!) werden soll, muss dein Schreiben fristgerecht eingereicht werden. Informiere dich deshalb, wann die Deadline zur Antragseinreichung bei deinem Prüfungsausschuss ausläuft.

Gebräuchliche Fristen wären beispielsweise:

• Bis 14 Tage vor der nächsten Sitzung
• Bis fünf Werktage vor dem nächsten Sitzungstermin
• Bis zum Tag, an dem der Ausschuss tagt

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Fazit

Das Verfassen eines Antrags an den Prüfungsausschuss stellt viele Studierende vor große Schwierigkeiten. Mit einem strukturierten Vorgehen kannst du aber vielen Problemen und Ängsten begegnen und diese durch einen smarten Handlungsplan aus der Welt schaffen.

Deswegen habe ich einen Leitfaden entwickelt, der eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Erstellen eines Antrags beinhaltet. Ein Antragsschreiben kann häufig nach demselben Muster aufgebaut werden, wobei im Prinzip nur eine inhaltliche Anpassung an die jeweilige, individuelle Situation erfolgen muss.

Halte dich an diese Vorgehensweise und du wirst nie wieder Probleme damit haben, einen strukturierten Antrag an deinen Prüfungsausschuss zu stellen!