Wenn es darum geht, eine E-Mail an den Prof zu schreiben, brechen viele Studenten in Panik aus. Sie haben Angst davor, einen Fehler zu machen und wissen nicht, wie sie ihre Nachricht formulieren sollen. Diese Studenten tüfteln stundenlang an ihrer E-Mail herum, um sich letztendlich doch im Ton zu vergreifen oder viel zu kompliziert um den heißen Brei herumzuschreiben. Ergebnis: Umständliche Kommunikation, viel Zeit verloren und im schlimmsten Fall ein irritierter Prof.
Aber ich kann dich beruhigen: Jeder tut sich schwer damit, sobald man sich zum ersten Mal direkt an den Prof wenden muss. Eine gewisse Unbeholfenheit ist daher normal. Damit es jedoch nicht dabei bleibt, stelle ich dir in diesem Artikel ein einfaches System vor, mit dem du jede E-Mail an deinen Prof aufbauen und souverän runterschreiben kannst. Es ist ein multifunktionaler Schlüssel, der bei fast jedem Anliegen funktioniert und dir viel Arbeit abnehmen wird.
Also dann: Outlook auf, los geht’s!
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So kannst du eine E-Mail an deinen Prof formulieren
Eine wichtige Information vorab: Viele Profs möchten mit ihren Studenten kommunizieren. Das heißt: Sie freuen sich darüber, wenn sie eine konstruktive E-Mail von dir erhalten. Die Betonung liegt dabei auf konstruktiv – denn ein Hochschulprofessor erhält nicht selten hunderte E-Mails pro Woche. Und die meisten davon sind unklar, uninteressant oder unverschämt – und werden daher gelöscht oder ignoriert.
Damit deine Nachricht also gelesen (und beantwortet!) wird, solltest du dich von der Masse abheben. Und das funktioniert am besten, indem du die E-Mail an deinen Prof klar, interessant und höflich formulierst. Zu diesem Zweck habe ich einen Leitfaden entwickelt, an dem du dich beim Verfassen deiner Nachricht orientieren kannst. Grundsätzlich ist jede E-Mail nach einem ähnlichen Prinzip aufgebaut. Insgesamt sind es 8 einzelne Bestandteile, auf die du achten solltest:
- Betreff
- Anrede
- Einordnung
- Hintergrund
- Fragestellung
- Call-to-Action
- Schlussformel
- Signatur
Sehen wir uns diese Faktoren nun etwas genauer an.
Betreff
Die Betreffzeile deiner E-Mail hat großen Einfluss darauf, ob dein Prof die E-Mail öffnet und schnell bearbeitet. Denn im umkämpften Posteingang wird dein Prof seinen ersten Eindruck über den Betreff und den Absender bilden. Und da dein Name wahrscheinlich unbekannt sein wird, bleibt nur noch der Betreff, um wohlwollende Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen.
Viele Studenten begehen hier zwei große Fehler: Sie wählen einen zu langen und einen unklaren Betreff. Sie versuchen alle Informationen in die Betreffzeile zu quetschen und sorgen damit für Verwirrung. „Anfrage zur ausgeschriebenen Bachelorarbeit mit dem Titel „Empirische Untersuchung zur Modellierung von…““ ist kein guter Betreff. „Interesse an Ihrer Bachelorarbeit“ ist schon besser. Mein Vorschlag wäre: „Ihre Bachelorarbeit: Interesse und eine Frage“. Oder etwas frecher: „Ihre Bachelorarbeit: Wann kann ich anfangen?“.
Wichtig ist, dass du dich auf den inhaltlichen Kern deiner E-Mail beschränkst und ein Schlüsselwort (in dem Beispiel „Bachelorarbeit“) verwendest. So kann dein Prof die Nachricht schnell einordnen, weiterleiten oder direkt beantworten. Noch ein paar Beispiele zum besseren Verständnis:
- Frage zur Vorlesung „Mathematik I“
- Praktikumsnachweis: Bitte um Unterschrift
- Nächster Prüfungstermin
- Vorschlag für Masterarbeit
- Interesse an Hiwi-Stelle
- Abstimmung Kolloquiumstermin
- Praktikum: Können Sie mir helfen?
Anrede
Sobald der Betreff steht, beginnst du mit der eigentlichen E-Mail an deinen Prof. (Hinweis: Je nach Fall kann es sinnvoll sein, den Betreff erst zum Schluss zu schreiben, weil du dann selbst klarer bist). Zurück zur Nachricht: Das erste Element ist die Anrede. Häufig lese ich etwas wie: „Sehr geehrte Frau Univ.-Prof. Dr. A. Musterfrau, M.Sc.“.
Formal gesehen ist das korrekt – aber es ist sehr umständlich und fehleranfällig. Nach moderner Stillehre schleppt man nicht jeden Titel mit, sondern beschränkt sich auf den höchstrangigen, schreibt diesen aber dafür aus: „Sehr geehrte Professorin Musterfrau“. Auf den Vornamen verzichtet man ebenfalls.
Bei lockeren Profs geht auch ein „Hallo Professor Mustermann“ oder „Guten Tag Professor Mustermann“. Bei eitlen Empfängern kann es sinnvoll sein, von der modernen Linie abzuweichen und wirklich alle Titel zu nennen. In diesem Fall wird üblicherweise auch auf nachgestellte Elemente wie M.A., M.Sc. usw. verzichtet. Geschlechtsneutrale Anreden wie „Guten Tag [Vorname] [Nachname]“ sind bisher die Ausnahme.
Einordnung
Nach der Anrede kommt der zweitwichtigste Teil deiner E-Mail: die Einordnung. Im Rahmen dieses Elements schreibst du kurz und klar, was du mitteilen möchtest. Am besten in einem einzigen Satz. Erläutern kannst du dein Anliegen an späterer Stelle; hier geht es nur darum, deinem Prof mitzuteilen, worum es geht.
Viele Stundeten beginnen nach der Anrede damit, ihre Lebensgeschichte zu erzählen und verstecken in diesem Textwirrwarr ihre Fragen und Apelle. Das ist nicht nur unprofessionell, sondern das Gegenteil von effizienter Kommunikation. Schreibst du hingegen zu Beginn deiner E-Mail, was deine Intention ist, kann ein Prof die Nachricht sofort einordnen, gezielter lesen und schneller antworten.
Hier ein paar Beispiele für einen guten ersten Satz:
- Ich habe ein Problem mit der Prüfungsanmeldung zu Klausur „BWL 1“ und brauche Ihre Hilfe.
- Leider komme ich nicht in den Lernraum zum Modul „Semantik 2“ – können Sie mir bitte helfen?
- Ich interessiere mich für Ihre ausgeschriebene Bachelorarbeit und würde gerne einen Termin mit Ihnen vereinbaren.
- Ich habe eine Frage zu Ihrer Vorlesung „Anorganische Chemie“ (Folie 112).
- Nächsten Monat gebe ich meine Masterarbeit ab und würde gerne einen Termin für das Kolloquium mit Ihnen ausmachen.
Hintergrund
Auf die Einordnung kannst du deinen persönlichen Hintergrund folgen lassen. Das bedeutet: Du stellst dich kurz vor und beschreibst deine Situation, damit dein Anliegen klarer wird. Aber nur dann – und das ist wichtig –, wenn das für den weiteren Verlauf von Bedeutung ist. Grundsätzlich ist es deinem Prof egal, was du studierst und in welchem Semester du dich befindest. Ihn interessiert, wie er dir helfen kann. Zumindest unterstellen wir ihm das mal.
Halte dich an dieser Stelle also kurz und überlege, welche Infos dein Prof braucht, um auf deine E-Mail konstruktiv reagieren zu können. Faustregel: Wenn du ein persönliches Anliegen hast, wie ein Thema für deine Studienarbeit, eine Auslandsanerkennungen oder ein Empfehlungsschreiben, solltest du eher etwas zu deinem Hintergrund schreiben. Falls du hingegen ein allgemeines Anliegen vorbringen möchtest, wie Fragen zur Vorlesung oder Anmerkungen zum Prüfungstermin, kannst du dich kürzer halten.
Fragestellung
Ist der Hintergrund skizziert, wechselst du zurück zum eigentlichen Thema deiner E-Mail und formulierst dein Anliegen aus dem ersten Satz ausführlicher. Hier kannst du Detailinformationen anbringen, Zusammenhänge beschreiben und deine Fragen genauer formulieren.
Wenn du mehr als zwei konkrete Fragen stellen oder verschiedene Aspekte betonen möchtest, solltest du mit verschiedenen Absätzen arbeiten, damit die E-Mail an deinen Prof eine übersichtliche Struktur behält und keine Frage überlesen wird. Ein paar Beispiele dazu:
- Wie bereits geschrieben kann ich mich nicht für die Klausur „BWL 1“ anmelden. Jedes Mal, wenn ich den ersten Prüfungstermin auswähle, erhalte ich eine Fehlermeldung (siehe Screenshot). Das Prüfungsamt habe darüber schon informiert, aber ich wurde an den Lehrstuhl verwiesen.
- Mit großem Interesse habe ich die Ausschreibung zu Ihrem Bachelorarbeitsthema „XYZ“ gelesen. Ich finde dieses Thema schon länger spannend und kann mir gut vorstellen, eine Studienarbeit dazu anzufertigen. Ist das Thema noch verfügbar? Und hätten Sie vielleicht in der kommenden Woche ein paar Minuten Zeit, um weitere Fragen zu klären?
- Ab August werde ich ein Auslandssemester in Italien absolvieren. An meiner Gastuniversität in Rom möchte ich das Modul „Sustainablity and Technology“ absolvieren und würde mir dieses gerne anerkennen lassen. Würden Sie mein Vorhaben unterstützen? Im Anhang finden Sie eine ausführliche Modulbeschreibung.
Call-to-Action
Viele Studenten beenden nach der ausführlichen Fragestellung ihre E-Mail an den Prof. Doch das ist riskant, denn einige Adressaten fühlen sich nach einer solchen Nachricht nicht dazu aufgefordert, tätig zu werden. Sie denken sich: „Okay, aber was habe ich damit zu tun?“ – und ignorieren die E-Mail.
Um das zu verhindern, rate ich zu einem direkten Appell unmittelbar nach der Fragestellung. Eine solche Handlungsaufforderung (Englisch: Call-to-Action) erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich dein Prof angesprochen fühlt und unmittelbar reagiert. Meist reicht schon ein „Bitte helfen Sie mir dabei“ oder etwas schüchterner als Frage: „Können Sie mir bitte dabei helfen?“
Zu vorsichtig wäre hingegen: „Es wäre gut, wenn sie mir beizeiten antworten können.“ (Wann soll das sein?) oder „Über eine Antwort würde ich mich sehr freuen.“ (Das interessiert deinen Prof nicht). Unverschämte Floskeln wie „Vielen Dank vorab für Ihre Antwort.“, kannst du dir ebenfalls sparen.
Schlussformel
Das war es schon. Zumindest fast, denn es fehlt nur noch ein Element der eigentlichen E-Mail: die Schlussformel. Dazu empfehle ich eine klassische Verabschiedung wie beispielsweise:
- Mit freundlichen Grüßen
- Beste Grüße
- Viele Grüße
- Schöne Grüße
- Herzliche Grüße
- Gruß
Extravagante Schlussformeln wie „Freundlich grüßt“ oder Übertreibungen wie „Hochachtungsvoll“ wirken in diesem Kontext eher peinlich und sollten vermieden werden. Gleiches gilt für Zusätze wie „Mit bestem Dank und frohem Gruß“. Wir sind nicht mehr im Mittelalter.
Nach der Schlussformel setzt man im Übrigen kein Komma. Du beginnst einfach einen neuen Absatz und schreibst deinen Vor- und Nachnamen. Auch hier verzichtest du lieber auf einen B.Sc. nach oder einen Cand.-M.A. vor deinem Namen.
Also nicht:
Viele Grüße,
Tim Reichel, B.Sc.
Sondern:
Viele Grüße
Tim Reichel
Signatur
Kein Muss, aber ein netter Service ist eine kleine Signatur unter deiner Nachricht. Hierin kannst du deinen vollständigen Namen wiederholen, deine Matrikelnummer erwähnen und deine Telefonnummer oder Adresse ergänzen. Das wirkt professionell und falls bei der Bearbeitung deines Anliegens Rückfragen auftreten, weiß dein Prof, wie er dich erreichen kann. Beispiel:
Viele Grüße
Tim Reichel
—
Tim Reichel, B.Sc.
Matrikelnummer: 123456
Telefon: +01 234 56 78 910
Beispiel-E-Mail an deinen Prof
Das war es schon. An diesen 8 Elemente kannst du dich orientieren, wenn du eine E-Mail an deinen Prof schreiben möchtest. Zum Schluss bringe ich die Puzzleteile noch in einem ausführlichen Beispiel zusammen – ich habe nämlich eine Frage zur Vorlesung:
Sehr geehrter Professor Müller,
ich habe eine Frage zu Ihrer Vorlesung „Statistik I“.
Mein Name ist Tim Reichel und ich studiere Psychologie im 3. Semester. Im diesem Semester besuche ich die oben genannte Vorlesung und plane, die entsprechende Klausur am ersten Prüfungstermin mitzuschreiben.
Bei der Nachbereitung des letzten Vorlesungstermins ist mir aufgefallen, dass der Lösungsweg von Übungsaufgabe 3.7 auf Folie 75 nicht korrekt zu sein scheint. In der dritten Zeile wirkt es so, als sei die Formel unvollständig (siehe Screenshot im Anhang). Ich vermute, es handelt sich um einen Übertragungsfehler, denn ich komme auch nach mehrmaligem Nachrechnen auf ein anderes Ergebnis.
Könnten Sie sich das bitte ansehen und mir dazu eine kurze Rückmeldung geben? Dann kann ich beruhigt weiterlernen.
Vielen Dank und beste Grüße
Tim Reichel
—
Tim Reichel, B.Sc.
Matrikelnummer: 123456
Telefon: +01 234 56 78 910
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Fazit
Mit der richtigen Technik wird das Verfassen einer E-Mail an deinen Prof zum Kinderspiel. Gehe dabei systematisch vor und halte dich an die folgenden 8 Elemente:
- Betreff
- Anrede
- Einordnung
- Hintergrund
- Fragestellung
- Call-to-Action
- Schlussformel
- Signatur
Noch ein paar abschließende Hinweise: Formuliere die E-Mail an deinen Prof sachlich und halte dich so kurz es geht. Laber deinen Prof nicht zu. Sei freundlich, aber schleime nicht. Außerdem solltest du deine Nachricht vor dem Absenden noch einmal sorgfältig prüfen:
- Gibt es Tippfehler?
- Hast du an alle wichtigen Informationen gedacht?
- Hast du den Anhang hinzugefügt?
- Ist die Größe des Anhangs akzeptabel (< 2 MB)?
- Hast du die korrekte Absendeadresse ausgewählt?
- Hast du den richtigen Ton getroffen?
Wenn alles passt, kannst du die E-Mail an deinen Prof absenden. Ich hoffe, diese Anleitung hilft dir – viel Erfolg wünsche ich.
Hochachtungsvoll
Tim
