Kennst du die Eisenhower-Matrix?
Diese Methode von einem ehemaligen US-Präsidenten (damals hatten die Politiker noch etwas auf dem Kasten) ist ein erfolgreicher Klassiker des Zeitmanagements. Mithilfe des Eisenhower-Konzepts ist es möglich, Aufgaben in verschiedene Kategorien einzuteilen und kluge Prioritäten festzulegen. Auf diese Weise kannst du wichtige von unwichtigen Aufgaben unterscheiden, Zeit sparen und deine Energie besser einsetzen.
An sich eine nützliche Sache – das Problem ist nur: 99 Prozent der Menschen wenden diese Methode falsch an. Warum? Weil sie die Matrix blind einsetzen. Sie nehmen das vorgefertigte Konstrukt, schalten den Kopf aus und quetschen ihre persönliche Situation dort hinein. Zudem gibt es in den meisten Ausführungen zur Eisenhower-Matrix keine passenden Anwendungsbeispiele.
Aus diesem Grund habe ich diesen Artikel für dich geschrieben. Mehr noch: Ich habe die Eisenhower-Matrix ein wenig getunt und studentenfreundlich zurechtgebogen. So kannst du diese praktische Technik im Handumdrehen nutzen und sinnvoll für dein Studium einsetzen. Sehen wir uns das mal an.
Was ist die klassische Eisenhower-Matrix?
1955: Der amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower sitzt in seinem Büro und weiß nicht weiter. Der Schreibtisch ist voll – der Kopf noch voller. Aufgaben über Aufgaben. Die To-do-Liste nimmt kein Ende. Morgen stehen wichtige Entscheidungen an. Aber die Zeit reicht nicht. Eisenhower ist genervt und unzufrieden mit seiner Zeiteinteilung. Also entwickelt er kurzerhand ein eigenes System.
Ein System, das später als die Eisenhower-Methode in (fast) allen Zeitmanagement-Büchern zu finden sein wird. Und das zu Recht! Denn seine Methode ist einfach, robust und funktioniert immer. Wenn du mit dem Eisenhower-Prinzip arbeitest, stellst du dir bei jeder Aufgabe zwei Fragen:
- Ist die Aufgabe wichtig oder nicht wichtig?
- Ist die Aufgabe dringend oder nicht dringend?
Dabei gilt eine Aufgabe als wichtig, wenn sie direkte Auswirkungen auf dein übergeordnetes Ziel hat. Ansonsten ist die Aufgabe als nicht wichtig einzustufen. Aufgaben sind dringend, wenn sie zeitnah erledigt werden müssen, weil sie ansonsten ihren Sinn verlieren. In allen anderen Fällen, wenn zum Beispiel keine Deadline vorliegt, sind Aufgaben nicht dringend. Ausgehend von diesen zwei Fragen und den vier verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten der Antworten entsteht eine Entscheidungsmatrix, in der jede Aufgabe einen Platz findet.
Und so sieht die allgemeine Matrix nach Eisenhower aus:
Das Grundkonzept ist einfach – so hilft es dir nur noch nicht. Denn aus der Kategorisierung deiner Aufgaben musst du noch Prioritäten und letztendlich Handlungsanweisungen ableiten.
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?
Anhand der beiden Kategorien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ kannst du jede deiner Aufgaben einordnen und sofort entscheiden, welche Priorität ihr zugewiesen wird. Dabei ist natürlich entscheidend, welches Ziel du in den Fokus stellst und in welcher Situation du dich momentan befindest. Aber dazu kommen wir später noch, wenn wir uns die Studenten-Version anschauen.
Insgesamt haben wir also die vier Kategorien:
- Wichtig und dringend
- Wichtig und nicht dringend
- Unwichtig und dringend
- Unwichtig und nicht dringend
Nach Eisenhower wird jedem dieser Bereiche eine eindeutige Handlungsaufforderung zugeordnet. In der Matrix sieht das dann so aus:
Nun können die Felder noch mithilfe eines einfachen Rankings bezeichnet werden, damit du die Priorität der jeweiligen Aufgabe sofort erkennen kannst. So lässt sich das Eisenhower-Prinzip zum Beispiel in Verbindung mit der ABC-Methode modifizieren und eine deutliche Abstufung der Prioritäten vornehmen.
Die entsprechende Matrix wird dann folgendermaßen dargestellt:
Daraus ergibt sich diese Reihenfolge für deine Prioritäten:
- A-Aufgaben (wichtig und dringend)
- B-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend)
- C-Aufgaben (nicht wichtig, aber dringend)
- P-Aufgaben (nicht wichtig und nicht dringend)
Dies ist das klassische Vorgehen bei der Eisenhower-Methode. Mit etwas Übung und der nötigen Vorstellungskraft lassen sich viele deiner täglichen Aufgaben in dieses System eingliedern. Doch an einigen Stellen merkst du vielleicht schon: So richtig passt diese Technik nicht für ein modernes Studium. Noch nicht.
Die Studenten-Eisenhower-Matrix
Sobald du die Eisenhower-Methode auf deine To-do-Liste anwendest und jede Aufgabe entsprechend zuordnest, wirst du schnell an die Grenzen dieser Technik stoßen. Erstens, weil deine Aufgaben verschiedenen Zielen zugeordnet sind (Bachelorarbeit schreiben und Müll rausbringen kannst du nur schlecht vergleichen – meistens jedenfalls); und zweitens, weil deine persönlichen Mittel möglicherweise begrenzt sind (Studenten können in der Regel nichts delegieren und können auch nicht jede Aufgabe erledigen).
Außerdem hängen die Gewichtungen der Matrix von deinen individuellen Vorlieben ab. Wenn deine Ziele zum Beispiel Topnoten im Studium und Regelstudienzeit sind, fallen deine Prioritäten anders aus, als wenn du ein spannendes Auslandssemester und möglichst wenig Stress beim Studieren haben möchtest. Außerdem wirst du kurz vor der Prüfungsphase andere Schwerpunkte bei deinen täglichen Aufgaben setzen, als es noch am Anfang des Semesters der Fall war.
Aus diesen Gründen habe ich die Eisenhower-Matrix angepasst und für einen studentischen Alltag modifiziert. Dies ist die angepasste Variante:
Im Vergleich zur klassischen Ausführung ergeben sich einige Änderungen. Fangen wir mal unten an. P-Aufgaben bleiben was sie sind: unnötig. To-dos dieser Kategorie solltest du sofort streichen und keine Sekunde deiner kostbaren Zeit dafür einsetzen. Mit C-Aufgaben (unwichtig und dringend) solltest du etwas radikaler umgehen. Da Studenten typischerweise keine Mitarbeiter haben, an die sie Dinge delegieren können, musst du in diesem Fall eine Entscheidung treffen: Kannst du die Aufgabe abgeben (an Eltern, Mitbewohner oder einen Partner) oder ist sie so unwichtig, dass du sie vollständig ignorieren und infolgedessen in eine P-Aufgabe umwandeln kannst?
Die Instruktion zu A-Aufgaben und B-Aufgaben bleiben grundsätzlich gleich, jedoch kann hier – je nach deiner persönlichen Situation im Semester – ein Tausch vorgenommen werden. Das bedeutet konkret: Manchmal kann es sinnvoll sein, wichtige, nicht dringende Aufgaben wichtigen, dringenden Aufgaben vorzuziehen. Wenn du dich zum Beispiel gerade für eine Prüfung in zwei Monaten vorbereitest und dabei in eine deiner produktivsten Phasen hineingearbeitet hast (wichtig, nicht dringend), wäre es falsch aufzuhören und das Buch, dessen Leihfrist morgen ausläuft, zur Bibliothek zurückzubringen (wichtig, dringend).
In solchen Fällen solltest du also klug abwägen und entscheiden, welche Aufgabe einen langfristig höheren Nutzen für dich hat. Falls du also der Meinung bist, dass 2 € Mahngebühren mehr wert sind als ein Durchbruch beim Lernen, solltest du dich anders entscheiden als in dem vorherigen Beispiel. Apropos Beispiel.
Beispiele zur Eisenhower-Matrix
Abschließend habe ich noch einige Anwendungsbeispiele für dich zusammengestellt, damit du schnell ein Gefühl dafür bekommen kannst, welche Aufgaben wie zugeordnet werden können. Ich schreibe bewusst „können“, denn wie bereits erwähnt: Du musst die Eisenhower-Matrix individuell nutzen und nicht blind irgendetwas einsetzen, wie die anderen Copy-and-Paste-Zombies.
Wichtig und dringend
Aufgaben, die wichtig und dringend sind, haben (in der Regel) die höchste Priorität und müssen sofort von dir erledigt werden. Hierzu gehören häufig:
- Lernen in der Klausurphase
- Studienarbeit kurz vor der Deadline fertigstellen
- Semesterbeitrag überweisen
- E-Mail vom Professor beantworten
- Hausarzt zurückrufen
Wichtig, aber nicht dringend
Aufgaben, die wichtig aber nicht dringend sind, erledigst du an zweiter Stelle. Bestenfalls legst du direkt einen verbindlichen Termin fest. Dazu zählen folgende Aufgaben:
- Prüfungen anmelden
- Studienarbeit weit vor der Deadline fertigstellen
- Zur Sprechstunde des Dozenten gehen
- Auslandssemester organisieren
- Beim BAföG-Amt anrufen
Nicht wichtig, aber dringend
Aufgaben, die nicht wichtig aber dringend sind, kannst du abgeben oder komplett streichen. Hierbei ist Fingerspitzengefühl gefragt, denn nicht jede Aufgabe ist gleich nicht-wichtig. Einige Beispiele:
- Zur (schlechten) Vorlesung gehen
- Einen neuen Rucksack kaufen
- Einkaufen
- Mülltonnen rausstellen
- An einem Gewinnspiel teilnehmen
Nicht wichtig und nicht dringend
Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, kommen weg und werden eliminiert! Du brauchst deswegen kein schlechtes Gewissen oder Schuldgefühle zu machen. Du musst deinen Terminkalender und deine To-do-Liste beschützen – und dazu gehört auch das Entsorgen unnötiger Aufgaben. Ein paar Streich-Empfehlungen:
- Mit Kommilitonen treffen, die du nicht magst
- Unwichtige E-Mails beantworten
- Intensives Instagram-Monitoring
- Wohnung zum dritten Mal in der Woche putzen
- Lernunterlagen durchgehen, die du schon auswendig kannst
Fazit
Mit dem System von Eisenhower kannst du deine Aufgaben schnell und einfach sortieren. Auf diese Weise kannst du deine To-do-Liste ordnen, wichtige Aufgaben mit größtem Fokus erledigen und unwichtigen Kleinkram einfach aussortieren. Wie das in Bezug auf dein Studentenleben funktionieren kann, habe ich dir in diesem Artikel gezeigt.
Wenn du all deine Aktivitäten im Hinblick auf Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertest, wirst du schnell feststellen, wie viele überflüssige Dinge du täglich tust. Diese Erkenntnis ist am Anfang hart – aber notwendig. Denn wenn du das Eisenhower-Prinzip ein paar Wochen lang konsequent anwendest, deine Aufgaben priorisierst und unwichtige Zeitfresser eliminierst, bekommst du die Kontrolle über deine To-do-Listen zurück.
Und damit sparst du Zeit. Viel Zeit.
PS: In meinem Buch – dem Bachelor of Time – habe ich der Eisenhower-Methode ein ganzes Kapitel gewidmet. Dieser Artikel ist ein Auszug davon. Wenn du mehr über ein modernes und entspanntes Zeitmanagement im Studium lernen möchtest, dann wirf einen Blick in mein Buch. Einfach hier entlang.
