Beim Arbei­ten oder Ler­nen im Home­of­fice haben vie­le Men­schen Pro­ble­me. Sie kön­nen sich nicht moti­vie­ren, las­sen sich leicht ablen­ken oder ver­trö­deln ihre Zeit mit unwich­ti­gen Auf­ga­ben. Durch die Nähe zum pri­va­ten Umfeld fehlt bei der Arbeit zu Hau­se häu­fig eine pro­fes­sio­nel­le Struk­tur, die dein Han­deln pro­duk­tiv macht. Anstatt ziel­ge­rich­tet an der Umset­zung dei­ner Zie­le zu arbei­ten, lässt du dich trei­ben.

Doch die­ses unge­ord­ne­te Vor­ge­hen in Kom­bi­na­ti­on mit einer feh­len­den Kon­troll­in­stanz führt zu einer Arbeits­wei­se, die weder etwas mit Effi­zi­enz noch mit guten Ergeb­nis­sen zu tun hat. Du ver­schwen­dest Zeit und Ener­gie. Damit du zukünf­tig dei­ne Kräf­te im Home­of­fice bün­deln und kon­zen­triert dei­ne To-do-Lis­te abar­bei­ten kannst, stel­le ich dir in die­sem Arti­kel die 18-Minu­ten-Regel vor.

Mit­hil­fe die­ser Pla­nungs­me­tho­de kannst du dei­nen Tag struk­tu­rie­ren, über einen lan­gen Zeit­raum fokus­siert arbei­ten und dich selbst dabei kon­trol­lie­ren. Die 18-Minu­ten-Regel ist ein Mul­ti­funk­ti­ons­werk­zeug – das heißt: Egal, ob du im Home­of­fice, in einem Groß­raum­bü­ro oder in der Biblio­thek arbei­test: Mit die­ser Regel wird es dir gelin­gen, dei­ne Arbeits­ab­läu­fe zu orga­ni­sie­ren und dein Zeit­ma­nage­ment deut­lich zu ver­bes­sern.

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So funktioniert die 18-Minuten-Regel

Die 18-Minu­ten-Regel geht auf den Autor Peter Breg­man (Affi­lia­te-Link) zurück und beschreibt ein Kon­zept, mit des­sen Hil­fe du dei­nen Tag pla­nen kannst. Peters Ziel ist es dabei, mög­lichst wenig Zeit für die Pla­nung auf­zu­brin­gen und den­noch eine effi­zi­en­te Struk­tur zu schaf­fen. Aus die­sem Grund ist die 18-Minu­ten-Regel sehr ein­fach und kann jeden Tag in nahe­zu iden­ti­scher Form ange­wandt wer­den. Im Prin­zip besteht sie aus drei Schrit­ten:

Schritt 1: Tag planen

Nimm dir jeden Mor­gen fünf Minu­ten Zeit, um dei­nen Tag zu pla­nen. Wel­che Auf­ga­ben möch­test du erle­di­gen? Wie sehen dei­ne Prio­ri­tä­ten aus? Wel­ches ist dein wich­tigs­tes Ziel?

Schritt 2: Regelmäßige Reflektion

Stell dir im Lau­fe eines Arbeits­ta­ges (acht Stun­den) einen Wecker, der jede Stun­de klin­gelt. Sobald das Signal ertönt, hältst du für eine Minu­te inne und bewer­test du die ver­gan­ge­ne Stun­de. Warst du pro­duk­tiv? Hast du an dei­nen wich­tigs­ten Auf­ga­ben gear­bei­tet? Was kannst du bes­ser machen? Ins­ge­samt inves­tierst du für die­se Unter­bre­chun­gen acht Minu­ten.

Schritt 3: Tag analysieren

Reser­vie­re dir jeden Abend fünf Minu­ten Zeit, um den ver­gan­ge­nen Tag zu ana­ly­sie­ren. Was hast du erreicht? Bist du mit dei­ner Arbeit zufrie­den? Was könn­test du bes­ser machen?

Am nächs­ten Tag wie­der­holst du die­ses Vor­ge­hen und wen­dest die 18-Minu­ten Regel erneut an. Ihren Namen hat die­se Metho­de übri­gens von ihrer Gesamt­dau­er:

5 Minu­ten + 8 Minu­ten + 5 Minu­ten = 18 Minu­ten

War­um die­se Regel so wir­kungs­voll ist, liegt jedoch nicht nur an ihrer ein­fa­chen Umset­zung.

Kerngedanke der 18-Minuten-Regel

Bei der 18-Minu­ten-Regel geht es nicht dar­um, dass du exakt acht Mal am Tag eine Minu­te lang über dei­ne Arbeits­wei­se nach­denkst – wich­tig ist, dass du über­haupt nach­denkst. Selbst­re­fle­xi­on heißt das Zau­ber­wort: Wenn du dei­ne Zeit pro­duk­tiv nut­zen möch­test, musst du regel­mä­ßig dein eige­nes Han­deln hin­ter­fra­gen. Stumpf­sin­ni­ges Abar­bei­ten dei­ner To-do-Lis­te und das Ver­har­ren in inef­fi­zi­en­ten Ver­hal­tens­mus­tern brin­gen dich nicht wei­ter.

Planst du hin­ge­gen jeden Mor­gen dei­nen Tag, bevor du mit der Arbeit beginnst, wird es dir viel leich­ter fal­len, die wirk­lich wich­ti­gen Din­ge in dei­nem Leben anzu­pa­cken. Gelingt es dir dann noch in regel­mä­ßi­gen Abstän­den (ein Mal pro Stun­de) eine Bewer­tung dei­ner Akti­vi­tä­ten vor­zu­neh­men, wirst du mit gro­ßer Wahr­schein­lich­keit pro­duk­tiv und kon­zen­triert bei der Sache blei­ben. Ein abend­li­ches Fazit mit kri­ti­schem Blick auf dei­nen Tag lässt dich nach­hal­tig bes­ser wer­den und gibt dir neue Ener­gie für den nächs­ten Tag.

Die­se Mecha­nis­men machen die 18-Minu­ten-Regel so wert­voll. Pla­nung und Selbst­re­fle­xi­on sor­gen dafür, dass du schlech­te Gewohn­hei­ten über­win­dest und dei­ne Zie­le Schritt für Schritt erreichst. Das stei­gert wie­der­um dein Selbst­wert­ge­fühl und erhöht dei­ne Moti­va­ti­on – ein Him­mels­kreis.

Noch nicht über­zeugt? Dann sehen wir uns jetzt die Vor­tei­le der 18-Minu­ten-Regel genau­er an.

Vorteile der 18-Minuten-Regel

Die 18-Minu­ten-Regel bringt dich dazu, dei­nen Tag zu struk­tu­rie­ren, dei­ne Akti­vi­tä­ten zu pla­nen und die­se stän­dig zu bewer­ten. Damit rich­tet die­se Metho­de dei­nen Fokus auf die Art und Wei­se, WIE du arbei­test. Dies sind die sie­ben wich­tigs­ten Vor­tei­le, die dar­aus ent­ste­hen:

• Durch die mor­gend­li­che Pla­nung ver­schaffst du dir einen Über­blick über den Tag.
• Das Sam­meln von Auf­ga­ben und Ter­mi­nen sorgt dafür, dass du kei­ne wich­ti­gen To-dos ver­gisst.
• Indem du Prio­ri­tä­ten bestimmst, stellst du sicher, dass du dei­ne Zeit sinn­voll ein­setzt.
• Der ein Mal pro Stun­de klin­geln­de Wecker sorgt dafür, dass du dei­ne Auf­ga­ben struk­tu­rierst und in Etap­pen abar­bei­test.
• Die Pha­sen der Selbst­re­fle­xi­on hel­fen dir dabei, fokus­siert zu blei­ben und Feh­ler abzu­stel­len.
• Die klei­nen Unter­bre­chun­gen die­nen zudem als Pau­se und för­dern dei­ne geis­ti­ge Fri­sche.
• Mit­hil­fe der kri­ti­schen Ana­ly­se am Abend bewer­test du dei­nen Tag und kannst dich so nach­hal­tig ver­bes­sern.

Außer­dem ist die 18-Minu­ten-Regel fle­xi­bel. Das heißt: Du kannst die Metho­dik auch für einen Vier-Stun­den-Arbeits­tag oder für einen 12-Stun­den-Mara­thon ein­set­zen. Aus den 18 Minu­ten wer­den dann eben 14 bzw. 22 Minu­ten (weil die Anzahl der Refle­xi­ons­un­ter­bre­chun­gen vari­iert).

Jetzt zei­ge ich dir, wie du die 18-Minu­ten-Regel kon­kret ein­set­zen kannst.

Wie du mit der 18-Minuten-Regel dein Zeitmanagement im Homeoffice verbesserst

Grund­sätz­lich reicht es, wenn du dich bei der 18-Minu­ten-Regel an den drei Schrit­ten von oben ori­en­tierst. Damit das Gan­ze aber so ein­fach und kon­kret wie mög­lich für dich wird, habe ich das Vor­ge­hen für dich in eine Schritt-für-Schritt-Anlei­tung über­führt.

1. Plane deinen Tag!

Lege fest, wel­che Auf­ga­ben, Ter­mi­ne oder sons­ti­gen Ver­pflich­tun­gen heu­te von dir erle­digt wer­den müs­sen. Samm­le die­se Akti­vi­tä­ten mit­hil­fe eines Brain­stor­mings auf einer Lis­te.

2. Lege Prioritäten fest!

Sor­tie­re dei­ne Lis­te nun, indem du jedem To-do eine Wich­tig­keit zuord­nest. Wel­che Auf­ga­ben haben den größ­ten Wert für dich? Wel­che kannst du hin­ge­gen ohne wei­te­res erst ein­mal lie­gen las­sen?

3. Bestimme dein wichtigstes Ziel!

Lei­te aus dei­ner Prio­ri­tä­ten­lis­te dein heu­ti­ges Tages­ziel ab! Wel­ches To-do ist mit Abstand am wich­tigs­ten? Die Erle­di­gung wel­cher Auf­ga­be wür­de dazu füh­ren, dass du den Tag als „erfolg­reich“ bezeich­nest (wenn du sonst nichts ande­res schaffst)?

4. Lege die Dauer deines Arbeitstages fest!

Ent­schei­de dich nun, für wel­chen Zeit­raum du heu­te arbei­ten oder ler­nen möch­test. Wie vie­le Stun­den traust du dir zu? Für den Anfang könn­test du mit den klas­si­schen acht Stun­den begin­nen und schau­en, wie du damit zurecht­kommst.

5. Stelle deinen Wecker!

Nach­dem die Anzahl dei­ner Arbeits­ein­hei­ten fest­steht, pro­gram­mierst du einen Wecker, der jede Stun­de klin­gelt. Dazu kannst du ent­we­der mit dei­nem Smart­phone arbei­ten, einen Online-Dienst benut­zen oder auf eine her­kömm­li­che Uhr mit Wecker­funk­ti­on zurück­grei­fen.

6. Beginne mit der Arbeit!

Arbei­te 60 Minu­ten lang kon­zen­triert an dei­ner wich­tigs­ten Auf­ga­be. Lass dich nicht ablen­ken, ruf dir dein wich­tigs­tes Ziel ins Gedächt­nis und fokus­sie­re dich nur auf eine Sache! Sobald sich dein Wecker mel­det, unter­brichst du dei­ne Arbeit und nimmst eine kri­ti­sche Selbst­re­fle­xi­on vor.

7. Analysiere den vergangenen Tag!

Nach­dem du dei­nen Arbeits­tag absol­viert und alle Etap­pen erle­digt hast, nimmst du dir fünf Minu­ten Zeit und fasst dei­nen Tag schrift­lich zusam­men. Es muss nicht lan­ge dau­ern oder aus­führ­lich sein – beschrei­be nur, was du erreichst hast, wor­auf du stolz bist und was du mor­gen bes­ser machen kannst. In die­sem Arti­kel beschrei­be ich die­sen Ansatz genau­er.

Die­ses Vor­ge­hen kannst du Tag für Tag wie­der­ho­len und dei­ner Arbeit im Home­of­fice damit einen pro­fes­sio­nel­len Rah­men geben.

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Fazit

Pla­nung und Selbst­re­fle­xi­on sind die Kern­ge­dan­ken der 18-Minu­ten-Regel – und genau die­se bei­den Eigen­schaf­ten kön­nen aus dir einen ziel­stre­bi­gen und effi­zi­ent arbei­ten­den Men­schen machen. Mit­hil­fe der 18-Minu­ten-Regel kannst du dei­nen Arbeits­tag orga­ni­sie­ren und sicher­stel­len, dass du über einen lan­gen Zeit­raum kon­zen­triert und moti­viert han­delst.

Zudem hilft dir die­se Zeit­ma­nage­ment-Metho­de dabei, pro­duk­ti­ve Gewohn­hei­ten zu ent­wi­ckeln und glei­cher­ma­ßen ungüns­ti­ge Ver­hal­tens­mus­ter abzu­le­gen. Beson­ders bei der Arbeit im Home­of­fice ist die­se Tech­nik Gold wert. Mit der 18-Minu­ten-Regel kannst du dich selbst kon­trol­lie­ren und dafür sor­gen, dass du dei­ne Zeit für die wich­ti­gen Din­ge ein­setzt – ohne, dass dir stän­dig jemand ande­res über die Schul­ter schau­en muss.