Wie du mit der 18-Minuten-Regel dein Zeitmanagement im Homeoffice verbessern kannst

Wie du mit der 18-Minuten-Regel dein Zeitmanagement im Homeoffice verbessern kannst

von Tim Reichel

von Tim Reichel

Mit der 18-Minuten-Regel kannst du deinen Tag organisieren und für mehr Produktivität (im Homeoffice) sorgen. Die 18-Minuten-Regel hilft dir bei der Planung und fördert eine konstruktive Sebstreflektion. Auf diese Weise verbesserst du dein Zeitmanagement und steigerst deine Motivation

Bild: Lonely Planet / unsplash.com

Beim Arbei­ten oder Ler­nen im Home­of­fice haben vie­le Men­schen Pro­ble­me. Sie kön­nen sich nicht moti­vie­ren, las­sen sich leicht ablen­ken oder ver­trö­deln ihre Zeit mit unwich­ti­gen Auf­ga­ben. Durch die Nähe zum pri­va­ten Umfeld fehlt bei der Arbeit zu Hau­se häu­fig eine pro­fes­sio­nel­le Struk­tur, die dein Han­deln pro­duk­tiv macht. Anstatt ziel­ge­rich­tet an der Umset­zung dei­ner Zie­le zu arbei­ten, lässt du dich trei­ben.

Doch die­ses unge­ord­ne­te Vor­ge­hen in Kom­bi­na­ti­on mit einer feh­len­den Kon­troll­in­stanz führt zu einer Arbeits­wei­se, die weder etwas mit Effi­zi­enz noch mit guten Ergeb­nis­sen zu tun hat. Du ver­schwen­dest Zeit und Ener­gie. Damit du zukünf­tig dei­ne Kräf­te im Home­of­fice bün­deln und kon­zen­triert dei­ne To-do-Lis­te abar­bei­ten kannst, stel­le ich dir in die­sem Arti­kel die 18-Minu­ten-Regel vor.

Mit­hil­fe die­ser Pla­nungs­me­tho­de kannst du dei­nen Tag struk­tu­rie­ren, über einen lan­gen Zeit­raum fokus­siert arbei­ten und dich selbst dabei kon­trol­lie­ren. Die 18-Minu­ten-Regel ist ein Mul­ti­funk­ti­ons­werk­zeug – das heißt: Egal, ob du im Home­of­fice, in einem Groß­raum­bü­ro oder in der Biblio­thek arbei­test: Mit die­ser Regel wird es dir gelin­gen, dei­ne Arbeits­ab­läu­fe zu orga­ni­sie­ren und dein Zeit­ma­nage­ment deut­lich zu ver­bes­sern.

 

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So funktioniert die 18-Minuten-Regel

Die 18-Minu­ten-Regel geht auf den Autor Peter Breg­man (Affi­lia­te-Link) zurück und beschreibt ein Kon­zept, mit des­sen Hil­fe du dei­nen Tag pla­nen kannst. Peters Ziel ist es dabei, mög­lichst wenig Zeit für die Pla­nung auf­zu­brin­gen und den­noch eine effi­zi­en­te Struk­tur zu schaf­fen. Aus die­sem Grund ist die 18-Minu­ten-Regel sehr ein­fach und kann jeden Tag in nahe­zu iden­ti­scher Form ange­wandt wer­den. Im Prin­zip besteht sie aus drei Schrit­ten:

 

Schritt 1: Tag planen

Nimm dir jeden Mor­gen fünf Minu­ten Zeit, um dei­nen Tag zu pla­nen. Wel­che Auf­ga­ben möch­test du erle­di­gen? Wie sehen dei­ne Prio­ri­tä­ten aus? Wel­ches ist dein wich­tigs­tes Ziel?

 

Schritt 2: Regelmäßige Reflektion

Stell dir im Lau­fe eines Arbeits­ta­ges (acht Stun­den) einen Wecker, der jede Stun­de klin­gelt. Sobald das Signal ertönt, hältst du für eine Minu­te inne und bewer­test du die ver­gan­ge­ne Stun­de. Warst du pro­duk­tiv? Hast du an dei­nen wich­tigs­ten Auf­ga­ben gear­bei­tet? Was kannst du bes­ser machen? Ins­ge­samt inves­tierst du für die­se Unter­bre­chun­gen acht Minu­ten.

 

Schritt 3: Tag analysieren

Reser­vie­re dir jeden Abend fünf Minu­ten Zeit, um den ver­gan­ge­nen Tag zu ana­ly­sie­ren. Was hast du erreicht? Bist du mit dei­ner Arbeit zufrie­den? Was könn­test du bes­ser machen?

Am nächs­ten Tag wie­der­holst du die­ses Vor­ge­hen und wen­dest die 18-Minu­ten Regel erneut an. Ihren Namen hat die­se Metho­de übri­gens von ihrer Gesamt­dau­er:

5 Minu­ten + 8 Minu­ten + 5 Minu­ten = 18 Minu­ten

War­um die­se Regel so wir­kungs­voll ist, liegt jedoch nicht nur an ihrer ein­fa­chen Umset­zung.

 

Kerngedanke der 18-Minuten-Regel

Bei der 18-Minu­ten-Regel geht es nicht dar­um, dass du exakt acht Mal am Tag eine Minu­te lang über dei­ne Arbeits­wei­se nach­denkst – wich­tig ist, dass du über­haupt nach­denkst. Selbst­re­fle­xi­on heißt das Zau­ber­wort: Wenn du dei­ne Zeit pro­duk­tiv nut­zen möch­test, musst du regel­mä­ßig dein eige­nes Han­deln hin­ter­fra­gen. Stumpf­sin­ni­ges Abar­bei­ten dei­ner To-do-Lis­te und das Ver­har­ren in inef­fi­zi­en­ten Ver­hal­tens­mus­tern brin­gen dich nicht wei­ter.

Planst du hin­ge­gen jeden Mor­gen dei­nen Tag, bevor du mit der Arbeit beginnst, wird es dir viel leich­ter fal­len, die wirk­lich wich­ti­gen Din­ge in dei­nem Leben anzu­pa­cken. Gelingt es dir dann noch in regel­mä­ßi­gen Abstän­den (ein Mal pro Stun­de) eine Bewer­tung dei­ner Akti­vi­tä­ten vor­zu­neh­men, wirst du mit gro­ßer Wahr­schein­lich­keit pro­duk­tiv und kon­zen­triert bei der Sache blei­ben. Ein abend­li­ches Fazit mit kri­ti­schem Blick auf dei­nen Tag lässt dich nach­hal­tig bes­ser wer­den und gibt dir neue Ener­gie für den nächs­ten Tag.

Die­se Mecha­nis­men machen die 18-Minu­ten-Regel so wert­voll. Pla­nung und Selbst­re­fle­xi­on sor­gen dafür, dass du schlech­te Gewohn­hei­ten über­win­dest und dei­ne Zie­le Schritt für Schritt erreichst. Das stei­gert wie­der­um dein Selbst­wert­ge­fühl und erhöht dei­ne Moti­va­ti­on – ein Him­mels­kreis.

Noch nicht über­zeugt? Dann sehen wir uns jetzt die Vor­tei­le der 18-Minu­ten-Regel genau­er an.

 

Vorteile der 18-Minuten-Regel

Die 18-Minu­ten-Regel bringt dich dazu, dei­nen Tag zu struk­tu­rie­ren, dei­ne Akti­vi­tä­ten zu pla­nen und die­se stän­dig zu bewer­ten. Damit rich­tet die­se Metho­de dei­nen Fokus auf die Art und Wei­se, WIE du arbei­test. Dies sind die sie­ben wich­tigs­ten Vor­tei­le, die dar­aus ent­ste­hen:

  • Durch die mor­gend­li­che Pla­nung ver­schaffst du dir einen Über­blick über den Tag.
  • Das Sam­meln von Auf­ga­ben und Ter­mi­nen sorgt dafür, dass du kei­ne wich­ti­gen To-dos ver­gisst.
  • Indem du Prio­ri­tä­ten bestimmst, stellst du sicher, dass du dei­ne Zeit sinn­voll ein­setzt.
  • Der ein Mal pro Stun­de klin­geln­de Wecker sorgt dafür, dass du dei­ne Auf­ga­ben struk­tu­rierst und in Etap­pen abar­bei­test.
  • Die Pha­sen der Selbst­re­fle­xi­on hel­fen dir dabei, fokus­siert zu blei­ben und Feh­ler abzu­stel­len.
  • Die klei­nen Unter­bre­chun­gen die­nen zudem als Pau­se und för­dern dei­ne geis­ti­ge Fri­sche.
  • Mit­hil­fe der kri­ti­schen Ana­ly­se am Abend bewer­test du dei­nen Tag und kannst dich so nach­hal­tig ver­bes­sern.

Außer­dem ist die 18-Minu­ten-Regel fle­xi­bel. Das heißt: Du kannst die Metho­dik auch für einen Vier-Stun­den-Arbeits­tag oder für einen 12-Stun­den-Mara­thon ein­set­zen. Aus den 18 Minu­ten wer­den dann eben 14 bzw. 22 Minu­ten (weil die Anzahl der Refle­xi­ons­un­ter­bre­chun­gen vari­iert).

Jetzt zei­ge ich dir, wie du die 18-Minu­ten-Regel kon­kret ein­set­zen kannst.

 

Wie du mit der 18-Minuten-Regel dein Zeitmanagement im Homeoffice verbesserst

Grund­sätz­lich reicht es, wenn du dich bei der 18-Minu­ten-Regel an den drei Schrit­ten von oben ori­en­tierst. Damit das Gan­ze aber so ein­fach und kon­kret wie mög­lich für dich wird, habe ich das Vor­ge­hen für dich in eine Schritt-für-Schritt-Anlei­tung über­führt.

 

1. Plane deinen Tag!

Lege fest, wel­che Auf­ga­ben, Ter­mi­ne oder sons­ti­gen Ver­pflich­tun­gen heu­te von dir erle­digt wer­den müs­sen. Samm­le die­se Akti­vi­tä­ten mit­hil­fe eines Brain­stor­mings auf einer Lis­te.

 

2. Lege Prioritäten fest!

Sor­tie­re dei­ne Lis­te nun, indem du jedem To-do eine Wich­tig­keit zuord­nest. Wel­che Auf­ga­ben haben den größ­ten Wert für dich? Wel­che kannst du hin­ge­gen ohne wei­te­res erst ein­mal lie­gen las­sen?

 

3. Bestimme dein wichtigstes Ziel!

Lei­te aus dei­ner Prio­ri­tä­ten­lis­te dein heu­ti­ges Tages­ziel ab! Wel­ches To-do ist mit Abstand am wich­tigs­ten? Die Erle­di­gung wel­cher Auf­ga­be wür­de dazu füh­ren, dass du den Tag als „erfolg­reich“ bezeich­nest (wenn du sonst nichts ande­res schaffst)?

 

4. Lege die Dauer deines Arbeitstages fest!

Ent­schei­de dich nun, für wel­chen Zeit­raum du heu­te arbei­ten oder ler­nen möch­test. Wie vie­le Stun­den traust du dir zu? Für den Anfang könn­test du mit den klas­si­schen acht Stun­den begin­nen und schau­en, wie du damit zurecht­kommst.

 

5. Stelle deinen Wecker!

Nach­dem die Anzahl dei­ner Arbeits­ein­hei­ten fest­steht, pro­gram­mierst du einen Wecker, der jede Stun­de klin­gelt. Dazu kannst du ent­we­der mit dei­nem Smart­phone arbei­ten, einen Online-Dienst benut­zen oder auf eine her­kömm­li­che Uhr mit Wecker­funk­ti­on zurück­grei­fen.

 

6. Beginne mit der Arbeit!

Arbei­te 60 Minu­ten lang kon­zen­triert an dei­ner wich­tigs­ten Auf­ga­be. Lass dich nicht ablen­ken, ruf dir dein wich­tigs­tes Ziel ins Gedächt­nis und fokus­sie­re dich nur auf eine Sache! Sobald sich dein Wecker mel­det, unter­brichst du dei­ne Arbeit und nimmst eine kri­ti­sche Selbst­re­fle­xi­on vor.

 

7. Analysiere den vergangenen Tag!

Nach­dem du dei­nen Arbeits­tag absol­viert und alle Etap­pen erle­digt hast, nimmst du dir fünf Minu­ten Zeit und fasst dei­nen Tag schrift­lich zusam­men. Es muss nicht lan­ge dau­ern oder aus­führ­lich sein – beschrei­be nur, was du erreichst hast, wor­auf du stolz bist und was du mor­gen bes­ser machen kannst. In die­sem Arti­kel beschrei­be ich die­sen Ansatz genau­er.

Die­ses Vor­ge­hen kannst du Tag für Tag wie­der­ho­len und dei­ner Arbeit im Home­of­fice damit einen pro­fes­sio­nel­len Rah­men geben.

 

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Fazit

Pla­nung und Selbst­re­fle­xi­on sind die Kern­ge­dan­ken der 18-Minu­ten-Regel – und genau die­se bei­den Eigen­schaf­ten kön­nen aus dir einen ziel­stre­bi­gen und effi­zi­ent arbei­ten­den Men­schen machen. Mit­hil­fe der 18-Minu­ten-Regel kannst du dei­nen Arbeits­tag orga­ni­sie­ren und sicher­stel­len, dass du über einen lan­gen Zeit­raum kon­zen­triert und moti­viert han­delst.

Zudem hilft dir die­se Zeit­ma­nage­ment-Metho­de dabei, pro­duk­ti­ve Gewohn­hei­ten zu ent­wi­ckeln und glei­cher­ma­ßen ungüns­ti­ge Ver­hal­tens­mus­ter abzu­le­gen. Beson­ders bei der Arbeit im Home­of­fice ist die­se Tech­nik Gold wert. Mit der 18-Minu­ten-Regel kannst du dich selbst kon­trol­lie­ren und dafür sor­gen, dass du dei­ne Zeit für die wich­ti­gen Din­ge ein­setzt – ohne, dass dir stän­dig jemand ande­res über die Schul­ter schau­en muss.

Tim Reichel


Dr. Tim Reichel ist Autor, Wissenschaftler und der Gründer von Studienscheiss. Seit über 10 Jahren arbeitet er als Fachstudienberater und löst Probleme im Studium. Außerdem hält er Vorträge, veranstaltet Seminare und schreibt Bücher. Hier erfährst du mehr über Tim Reichel.

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