5 To-do-Listen-Fails, die deine Produktivität killen

5 To-do-Listen-Fails, die deine Produktivität killen – und wie du sie vermeidest

von Tim Reichel

Eine To-do-Liste ist ein nützliches Tool, mit dem du dir deinen Uni-Alltag stark erleichtern kannst. Diese 5 blöden Fehler solltest du vermeiden.

Die gute, alte To-do-Liste.

Jeder hat eine und kritzelt fast täglich in ihr herum. Dank ihr behalten wir den Überblick im stressigen Alltag. Wichtige Aufgaben werden wie selbstverständlich in „To-dos“ umgewandelt, bekommen einen Spiegelstrich und werden, nachdem wir sie erledigt haben, fröhlich abgehakt.

Das Problem ist nur: To-do-Liste ist nicht gleich To-do-Liste.

Auf dem Weg zu einer produktiven Selbstorganisation kannst du viele kleine Fehler begehen, die dir das Leben unnötig schwer machen. Das Erstellen einer To-do-Liste ist zwar kein Hexenwerk, aber ich kenne viele Studenten, die ihre Aufgabenplanung völlig falsch angehen und sich damit selbst ausbremsen.

Damit dir das nicht passiert, zeige ich dir jetzt worauf du achten musst.

 

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So pimpst du deine To-do-Liste

Eine To-do-Liste ist mehr als eine einfache Auflistung von Dingen, die dir durch den Kopf gehen. Eine To-do-Liste ist ein Organisationstool, das dir deine Arbeit erleichtern und dich durch den Tag führen soll.

Damit das funktioniert, musst du dich an ein paar Spielregeln halten. Denn sonst schaffst du keine Klarheit und Ordnung, sondern Verwirrung und zusätzlichen Stress.

Auf diese 5 To-do-Listen-Fails solltest du ab jetzt ein Auge haben:

 

Fail #1: Zu viel Kleinkram

Benutze deine To-do-Liste nicht als Sammelbecken für jeden Kleinkram.

Deine To-Liste hat den Zweck, deine wichtigsten Aufgaben aufzunehmen und zu ordnen, damit du sie schnell und effizient abarbeiten kannst.

Termine, Kontaktdaten, Dinge für den Wocheneinkauf oder Hintergrundinformationen zu deiner Lieblingsserie gehören nicht dazu und haben auf deiner To-Liste nichts zu suchen! Nur Aufgaben – Dinge, die zu tun sind – darfst du in deine Liste eintragen; sonst nichts.

Du solltest außerdem zwischen wichtigen und unwichtigen Dingen unterscheiden und bei jedem Punkt, überlegen, ob es wirklich notwendig ist, deine Liste zu erweitern. Denn ansonsten wird deine To-do-Liste zu voll und du verlierst die Übersicht.

Lösung: Lege dir neben einer To-do-Liste noch weitere Listen für Einkäufe, Termine und andere Kategorien an! Beschränke dich bei deiner To-do-Liste auf die wirklich wichtigen Aufgaben und lass den Kleinkram weg!

 

Fail #2: Ungenaue To-dos

Achte darauf, dass deine Aufgaben eindeutig und präzise formuliert sind.

Es gibt nichts Schlimmeres als eine Aufgabe auf einer To-do-Liste zu lesen und sich dann zu fragen: „Was sollte das nochmal heißen?“

Angenommen, du schaust auf deine Liste und liest den Punkt „Buch“. Was willst du damit anfangen? Welches Buch ist gemeint? Musst du das Buch lesen? Wenn ja, welche Seiten? Muss es vielleicht zurück zur Bib? Wenn ja, wann? Heute? Oder hast du es von einem Kommilitonen geliehen? Wolltest du vorher noch einige Kapitel einscannen? Man weiß es nicht –schade.

Besser wäre so etwas: „Buch ‚xxx‘ lesen (Seite 34-58), bis zum xx.xx.xxxx“. Oder: „Buch ‚xxx‘ zurück zur Bib, bis zum xx.xx.xxxx.

To-do-Listen sind deshalb so beliebt, weil wir uns die Aufgaben, die wir aufgeschrieben haben, nicht merken müssen. Die Liste erinnert uns. Blöd nur, wenn unsere Notizen zu ungenau sind und dadurch wertlos werden.

Lösung: Formuliere deine To-dos so präzise wie möglich! Jede relevante Information solltest du aufnehmen, damit du deine Denkkapazität nicht mit der Erinnerung an irgendwelche Details verschwendest.

 

Fail #3: Zu große Ziele

Deine Aufgaben und Ziele dürfen nicht so groß sein, dass sie dich abschrecken und blockieren.

Deine To-do-Liste ist kein übergeordnetes Strategiepapier mit deinen Zielen für die nächsten 5-Jahre. Sie ist die Zusammenstellung deiner aktuellen Aufgaben. Und deshalb gehören Punkte wie „Alte Klausuren durcharbeiten“, „Bachelorarbeit schreiben“ oder „Marathon laufen“ nicht zu den To-dos, die auf deiner Liste stehen sollten.

Nicht falsch verstehen: Übergeordnete, große Ziele sind super und du solltest sie auch aufschreiben (hier gibt’s mehr dazu) – aber auf deine To-do-Liste gehören sie nicht.

Wenn du deine Aufgaben zu groß wählst, baust du nur zusätzlichen Druck auf und blockierst dich damit selbst. Deine Aufgaben und müssen deshalb erreichbar und machbar sein. Denn nur so kommst du deinen großen Zielen Schritt für Schritt näher.

Lösung: Zerteile große Aufgaben in kleine, überschaubare Einheiten und arbeite diese nacheinander ab! Lege dir für deine langfristigen Ziele eine eigene Liste an!

 

Fail #4: Keine Prioritäten

Unterscheide zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben und bring Struktur in deine To-do-Liste.

Nicht alle Aufgaben aus deiner Liste sind wichtig oder müssen dringend erledigt werden. Manches darfst du einfach nur nicht vergessen – die Erledigung kann aber tendenziell erst mal warten.

Die Hausarbeit mit der Deadline am Ende der Woche ist zum Beispiel wichtiger als die Vorbereitung der Klausur in 3 Wochen. Der Arzttermin wegen den Schmerzen in der Brust ist dringender als der Friseurtermin und die Besprechung mit dem Professor hat einen höheren Stellenwert als das Feierabendbier mit den Kommilitonen (manchmal jedenfalls).

Ohne Prioritäten verzettelst du dich und triffst falsche Entscheidungen. Auf deiner To-do-Liste solltest du deswegen vorbeugen und deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit bewerten.

Weise deinen Aufgaben Prioritäten zu! Unterteile deine To-do-Liste in zwei Spalten: In die erste kommen die wichtigen und dringenden Aufgaben; der Rest wird in die andere Spalte eingetragen!

 

Fail #5: Keine Deadline

Wenn du deine To-dos ohne feste Terminierung angehst, verschwendest du Zeit und arbeitest unproduktiv.

Beim Arbeiten folgen wir dem sogenannten Parkinson’schem Gesetz: „Eine Aufgabe dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Das heißt: Je mehr Zeit wir für eine Aufgabe zur Verfügung haben, desto länger brauchen wir auch dafür.

Beispiel: Wenn du einen Monat lang Zeit für eine Klausurvorbereitung hast, wirst du die ersten dreieinhalb Wochen mit unproduktiven Zusammenfassungen und perfektionistischer Detailarbeit verschwenden. Am Ende, wenn die Deadline näher rückt, gibst du nochmal richtig Gas und schaffst das Meiste. Warum? Weil dich die Deadline dazu zwingt.

Weise deswegen jeder Aufgabe auf deiner To-do-Liste eine Frist zu und mache verbindliche Angaben.

Lösung: Lösung: Gib jeder Aufgabe auf deiner To-do-Liste eine feste Deadline und halte dich daran!

 

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Fazit

Eine To-do-Liste ist ein einfaches und nützliches Tool, welches dir deinen Uni-Alltag stark erleichtern kann. Fast jeder Student hat eine To-do-Liste – und macht dabei blöde Fehler.

Diese To-do-Listen-Fails solltest du vermeiden:

  • Zu viel Kleinkram
  • Ungenau To-dos
  • Zu große Ziele
  • Keine Prioritäten
  • Keine Deadline

Wenn du diese Fehlerquellen ab jetzt auf dem Schirm hast und weißt, wie du deine Liste richtig erstellst, wird dein Studentenleben nicht nur einfacher – du sparst Zeit und Nerven.

Und dann ist immer genug Platz in deinem Kalender für ein Feierabendbier. Prost!

 

Bild: © Ryan McGuire / gratisography.com
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Autor

Tim Reichel

Tim ist Bestseller-Autor und der Gründer von Studienscheiss. Seit über sechs Jahren hilft er Studenten und löst Probleme im Studium. Außerdem arbeitet er als selbstständiger Coach und als Fachstudienberater an einer großen deutschen Eliteuniversität.

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