Egal, ob in der Schule, während des Studiums oder im Berufsleben: Videokonferenzen sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Auch im privaten Umfeld sind Webkonferenzen und Videotelefonie zu einer echten Option geworden. Besonders dann, wenn eine persönliche Begegnung nicht möglich ist, aber mehr Nähe zum Gesprächspartner gewünscht wird. Sei es ein kleiner Plausch im Freundeskreis, ein digitales Treffen mit Kommilitonen oder ein Videoanruf bei Oma und Opa.
Während du für die letzten Anwendungen kaum Formalitäten beachten musst, gelten in Bezug auf Videokonferenzen im Ausbildungs- oder Berufskontext gewisse Regeln. Missachtest du diese Verhaltensregeln für Videokonferenzen, wirkt das nicht nur unprofessionell – du verlierst in kürzester Zeit deine Glaubwürdigkeit und ruinierst deinen guten Ruf. Anders herum hebst du dich von der Masse ab, wenn du dich in Webkonferenzen kompetent und routiniert präsentierst.
Aus diesem Grund habe ich die wichtigsten Verhaltensregeln für Videokonferenzen für dich recherchiert, analysiert und zusammengefasst. Wenn du diese Hinweise beachtest, wirst du nie (wieder) wie ein Idiot vor der Webcam wirken, sondern immer einen professionellen Eindruck hinterlassen.
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Die 25 wichtigsten Verhaltensregeln für Videokonferenzen
Grundsätzlich gelten für ein professionelles Verhalten bei Videokonferenzen ähnliche Regeln wie bei einem persönlichen Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Neben einigen technischen Finessen kommen jedoch weitere Besonderheiten hinzu. Die folgenden 25 Verhaltensregeln für Videokonferenzen solltest du beachten.
Regel 1: Plane die Videokonferenz!
Der wichtigste Erfolgsgarant für eine Videokonferenz ist ein solider Plan. Nur wenn du dir über den Verlauf und die wesentlichen Inhalte der Konferenz vorher Gedanken machst, kannst du das Optimum aus dem digitalen Meeting herausholen. Dazu reicht es häufig schon aus, wenn du eine Agenda mit den wichtigsten Inhalten erstellst und zudem ein bis zwei Schwerpunkte bestimmst, auf welche du besonders achten möchtest. Zudem kannst du dir im Vorfeld offene Fragen notieren, Ziele definieren und einen zeitlichen Ablaufplan erstellen.
Regel 2: Teste die Software – VOR der Videokonferenz!
Skype, Zoom, Microsoft Teams – die Liste von Software-Tools für Videokonferenzen wächst kontinuierlich an. Aufgrund der Vielzahl und der rasanten technischen Weiterentwicklung dieser Kommunikationslösungen ist es notwendig, dass du dich vor deiner Videokonferenz in die entsprechende Software einarbeitest. Nimm dir dazu mindestens 20 Minuten Zeit, sieh dir ein Video-Tutorial an, lies einen erklärenden Artikel und probiere die Funktionen der Software aus. Führst du diesen Test nicht durch, kann es während der Webkonferenz zu peinlichen Bedienungsfehlern kommen, die dich unfähig dastehen lassen.
Regel 3: Schalte die Kamera ein!
Eine der wichtigsten Verhaltensregeln für Videokonferenzen besagt, dass du grundsätzlich die Kamera einschalten solltest. Erstens zeigst du damit Präsenz und machst deutlich, dass du dich nicht verstecken möchtest; zweitens hinterlässt du auf diese Weise einen offenen und persönlichen Eindruck. Viele Videokonferenzneulinge deaktivieren die Kamera vorsorglich, weil sie Angst haben, Fehler zu machen oder sich nicht wohl fühlen. Dieses Verhalten wirkt jedoch distanziert und kann von deinen Gesprächspartnern als Unhöflichkeit interpretiert werden. Starte die Konferenz daher mit aktivierter Kamera – abschalten kannst du sie später immer noch, wenn ihr euch in der Gruppe auf ein einheitliches Anzeigeformat geeinigt habt. Bei Webkonferenzen, Webinaren oder Online-Vorlesungen mit einem großen, passiven Zuschauerkreis kannst du die Kamera hingegen deaktiviert lassen.
Regel 4: Richte die Kamera richtig aus!
Videokonferenzprofis erkennt man unter anderem daran, dass sie ihre Kamera richtig einstellen. Mit „richtig“ ist hier gemeint, dass du in dem Videoausschnitt gut erkennbar bist – nicht zu klein, nicht zu groß, nicht abgeschnitten. Eine hilfreiche Faustregel dazu lautet: Positioniere deine Webcam auf Augenhöhe, damit dein Kopf und Oberkörper ohne Verzerrung aufgenommen werden können. Viele Software-Lösungen verfügen zudem über eine Vorschaufunktion, mit deren Hilfe du deine Kamera ausrichten kannst, bevor du der Videokonferenz betrittst.
Regel 5: Achte auf eine gute Beleuchtung!
Ebenso wichtig wie die Position der Kamera ist die Beleuchtung. Achte darauf, dass du im Kameraausschnitt gut zu erkennen bist und dein Gesicht gleichmäßig ausgeleuchtet wird. Deine Umgebung sollte dazu nicht zu dunkel sein und im besten Fall indirekt beleuchtet werden. Experten empfehlen eine Lichtquelle, die die Teilnehmer leicht versetzt von vorne/oben bescheint. Gegenlicht und direkte Sonneneinstrahlung solltest du hingegen genauso vermeiden, wie seitlich einfallendes Licht, da dieses Schatten verstärkt und im Extremfall dazu führen kann, dass nur eine Gesichtshälfte im Video erkennbar ist. Achte zudem darauf, dass keine Objekte mit reflektierenden Oberflächen im Sichtfeld der Kamera platziert sind, um blendende Lichtreflexe zu unterbinden.
Regel 6: Nutze In-Ear-Kopfhörer!
Kommen wir vom Bild zum Ton. Damit du die anderen Teilnehmer der Video- oder Telefonkonferenz gut verstehen kannst, solltest du auf Kopfhörer zurückgreifen. Natürlich kannst du auch die Boxen an deinem Computer oder Laptop einschalten, doch dadurch wird dein digitales Meeting sehr laut für deine Umgebung und zudem kann es zu störenden Rückkopplungen oder Halleffekten kommen. Aus diesem Grund sind Kopfhörer vorzuziehen. Besonders elegant wirken dabei In-Ear-Kopfhörer (Affiliate-Links), die für deine Gesprächspartner fast unsichtbar sind, weil sie sich „im Ohr“ befinden. Große Headsets und opulente Over-Ear-Kopfhörer können dich in ein eher unmodernes Licht rücken.
Regel 7: Verwende ein gutes Mikrofon!
Neben geeigneten Kopfhörern solltest du besonders auf dein Mikrofon achten. Das integrierte Mikrofon in deinem Notebook ist in der Regel so schlecht, dass du nur im äußersten Notfall darauf zurückgreifen solltest. Im Gegensatz dazu funktionieren die meisten Kopfhörer-Mikrofon- bzw. Freisprech-Lösungen schon recht gut. Ein separates USB-Mikrofon kann die Tonqualität deiner eigenen Stimme jedoch nochmals um mehrere Stufen verbessern. Die ersten vernünftigen Geräte(Affiliate-Links) gibt es schon ab ca. 20 Euro. Vor Beginn deiner Webkonferenz solltest du zudem einen Soundcheck vornehmen und prüfen, wie gut dein Mikrofon funktioniert. Fast alle Software-Lösungen haben eine entsprechende Testfunktion.
Regel 8: Positioniere dein Mikrofon richtig!
Das beste Mikrofon nützt dir nichts, wenn du es falsch positionierst. Eine Grundregel dazu lautet: je näher an deinem Mund, desto besser. Achte außerdem darauf, dass du dein Mikrofon fixierst, damit es während der Videokonferenz nicht wegrutschen kann und die Tonqualität einheitlich bleibt. Dein Mikrofon sollte nicht lose in der Nähe von deinem Kragen oder an deinen Haaren befestigt sein, weil sonst ein störendes Rauschen entstehen könnte. Falls du häufiger in Videokonferenzen zu Wort kommst, solltest du dir ein Stativ oder eine Mikrofonhalterung anschaffen.
Regel 9: Sorge für eine sichere Internetverbindung!
Diese beste Ausstattung bringt dir nichts, wenn deine Internetverbindung alles zunichte macht. Eine der wichtigsten Verhaltensregeln für Videokonferenzen lautet daher: Bevor du dich in die Videokonferenz einloggst, solltest du deine Internetverbindung prüfen. Nichts ist in Webkonferenzen ärgerlicher als ein schlechtes WLAN-Signal, weil dieses zu Störungen der Bild- und Tonqualität führt oder gar Verbindungsabbrüche zur Folge hat. Teste daher vor Beginn der Besprechung, wie stark dein Signal ist. Ändere gegebenenfalls deinen Standort oder greife auf eine Verbindung mit LAN-Kabel zurück. Als Notfalllösung kannst du einen Hotspot mit deinem Smartphone erstellen und die digitale Konferenz über das 3G- oder LTE-Netz abhalten. Falls dein Signal nur schwach ist, kannst du außerdem deine Kamera ausschalten, Bandbreite zu sparen.
Regel 10: Kleide dich professionell!
In Bezug auf die Kleidungsetikette gelten bei Videokonferenzen nahezu die gleichen Verhaltensregeln wie bei persönlichen Gesprächen. Das bedeutet: Achte auf eine angemessene Garderobe. Während du einen kurzen Videoanruf bei deinen Kommilitonen oder Freunden ohne weiteres in T-Shirt und Jogginghose durchführen kannst, solltest du bei einer Online-Vorlesung (mit Kamera), einer beruflichen Besprechung oder gar einer Prüfung bzw. einem Kolloquium ein seriöses Outfit wählen. Du musst nicht in einem Anzug oder schickem Zweiteiler vor der Webcam erscheinen – kleide dich aber so, dass du einen professionellen Eindruck hinterlässt.
Regel 11: Gestalte deine Umgebung angemessen!
Neben deinem äußeren Erscheinungsbild solltest du außerdem einen kritischen Blick auf das Umfeld werfen, in dem du deine Videokonferenz abhältst. Wenn du an der Besprechung von zu Hause aus teilnimmst, ist es empfehlenswert, vorher aufzuräumen und für eine angemessene Umgebungsatmosphäre zu sorgen. Es sollten zum Beispiel keine leeren Bierflaschen oder Pizzakartons im Hintergrund zu sehen sein, wenn du das Videosignal startest. Stelle auch sicher, dass sich wichtige Hilfsmaterialien wie Schreibutensilien, Taschenrechner, Nachschlagewerke usw. in Griffnähe befinden.
Regel 12: Sorge für Ruhe!
Bevor die Videokonferenz startet, solltest du alles in deiner Macht Stehende tun, um für eine ruhige Umgebung zu sorgen. Bitte beispielsweise deine Mitbewohner um Ruhe, häng einen Bitte-nicht-stören-Zettel an deine Tür und schließe die Fenster, damit kein Lärm von draußen eindringt. Solltest du das Web-Meeting an einem öffentlichen Platz abhalten, begib dich in eine ruhige Ecke (abseits der Massen).
Regel 13: Schalte dein Handy aus!
Eine der bekanntesten Verhaltensregeln für Videokonferenzen und Meetings lautet: Handy aus! Dieser Merksatz lässt sich zu 100 Prozent auf Videokonferenzen aus dem Homeoffice übertragen. Stelle dein Handy daher, bevor die Konferenz beginnt, auf lautlos oder schalte es ganz aus. Deaktiviere zudem etwaige Sprachassistenten wie Alexa oder Siri, damit diese nicht aus Versehen auf Worte oder Satzteile reagieren, die während der Videokonferenz gesprochen werden.
Regel 14: Sei pünktlich!
Aus Respekt vor deinen Gesprächspartnern und als Zeichen deiner Professionalität solltest du bei jeder Videokonferenz pünktlich erscheinen. Plane daher immer ein paar Minuten Pufferzeit vor jeder Besprechung ein, damit du vorbereitet bist, falls die Verbindung schlecht ist oder der Server etwas länger braucht. Wenn die anderen Konferenzteilnehmer auf dich warten müssen oder gar schon ohne dich anfangen, verpasst du nicht nur wichtige Informationen, sondern auch die Gelegenheit, als eine zuverlässige Person wahrgenommen zu werden.
Regel 15: Begrüße die Teilnehmer!
Was in einem persönlichen Gespräch selbstverständlich ist, sollte auch im Rahmen einer Videokonferenz von dir berücksichtigt werden: eine freundliche Begrüßung der anderen Teilnehmer. Ich erlebe immer wieder digitale Meetings, in denen Personen wortlos auftauchen, ohne wenigstens ein kurzes „Hallo“ in die Runde zu rufen. Natürlich darfst du nicht aufdringlich erscheinen (insbesondere, wenn du zu spät gekommen bist) – eine kurze, freundliche Begrüßung sollte jedoch immer praktiziert werden.
Regel 16: Sprich deutlich!
Während die Videokonferenz läuft, solltest du darauf achten, klar und deutlich zu sprechen. Suboptimale Audiotechnik und Schwankungen der Verbindungsqualität unter den Teilnehmern sorgen ohnehin schon dafür, dass die Sprachqualität gelegentlich schlecht ist. Wenn einzelne Personen dann noch zu schnell oder zu leise sprechen, nuscheln oder in das Mikrofon schmatzen, sind Kommunikationsprobleme vorprogrammiert. Konzentriere dich daher auf eine saubere Aussprache und sprich klar, laut und deutlich.
Regel 17: Stelle dein Mikrofon aus, wenn du nicht sprichst!
Zum guten Ton in Videokonferenzen gehört es, das eigene Mikrofon auszuschalten, wenn man aktuell nicht spricht oder in eine direkte Diskussion eingebunden ist. Wenn du dein Mikrofon hingegen die ganze Zeit aktiviert lässt, besteht die Gefahr, dass du die anderen Teilnehmer durch Störgeräusche wie Tastaturanschläge, Mausklicks, oder Signaltöne deines Smartphones ablenkst. Außerdem kann es zu akustischen Rückkopplungen kommen, wenn du den Ton über deine Boxen ausgeben lässt. Aus diesen Gründen solltest du dein Mikrofon in Videokonferenzen standardmäßig ausschalten. Mit einem Klick kannst du es schließlich wieder aktivieren und ins Gespräch einsteigen.
Regel 18: Adressiere Fragen oder Anmerkungen eindeutig!
Gezielte Fragen oder Anmerkungen, die an spezielle Personen aus dem Teilnehmerkreis gerichtet sind, solltest du bei einer Webkonferenz eindeutig adressieren. Stell deine Frage oder These niemals offen in die Runde, sondern sprich eine konkrete Person an und bitte um Klärung. Während du dich bei persönlichen Treffen bestimmten Personen zuwenden oder gezielt Blickkontakt aufnehmen kannst, fehlen dir diese Steuerungselemente während einer Videokonferenz. Aus diesem Grund solltest du einen Diskussionsbeitrag immer mit einem Namen verknüpfen. Apropos Blickkontakt…
Regel 19: Halte Blickkontakt!
Wenn du von deinen Gesprächsteilnehmern in der Videokonferenz als interessiert und zugewandt wahrgenommen werden möchtest, solltest du, während andere Teilnehmer sprechen, direkt in die Kamera schauen. Auf diese Weise simulierst du einen direkten Blickkontakt und demonstrierst damit, dass du zuhörst und voll bei der Sache bist. Die meisten Menschen wirken während einer Webkonferenz häufig abgelenkt, weil sie nebenbei E-Mails beantworten, gleichzeitig in mehreren Fenstern auf verschiedenen Monitoren arbeiten oder es einfach nicht besser wissen. Hältst du dich jedoch an diese Verhaltensregel, wirst du positiv auffallen.
Regel 20: Lass deine Gesprächspartner ausreden!
Einige Menschen kommunizieren online deutlich mutiger im Vergleich zu einer persönlichen Unterredung. Insbesondere bei Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern, die sich hierarchisch auf einer ähnlichen Ebene befinden, geht es zu wie im wilden Westen: Es wird sich eingemischt, andere werden unterbrochen und gelegentlich wird sogar parallel diskutiert. Mit einer höflichen und sinnvollen Redekultur hat das wenig zu tun. Lass deine Gesprächspartner daher immer ausreden und warte lieber eine Sekunde zu lange, nachdem dein digitaler Gegenüber zu Ende gesprochen hat. Sei nicht zu forsch und agiere rücksichtsvoll.
Regel 21: Mach dir Notizen!
Eine Videokonferenz aus dem Homeoffice ist kein Kaffeekränzchen. Selbst dann, wenn die Kamera deaktiviert bleibt und deine Rolle eher passiv ausfällt, solltest du die Videokonferenz ernst nehmen und so gut wie möglich aktiv mitarbeiten. Zu den Verhaltensregeln für Videokonferenzen gehört daher: Denk mit, lass dich nicht ablenken und mach dir Notizen. Nutze die Zeit, die du vor deinem Monitor verbringst, optimal aus und versuche, den größten Mehrwert für dich persönlich zu generieren. Wenn du hingegen nur ein bisschen berieselt werden und nicht mitarbeiten möchtest, kannst du dir die Veranstaltung ohnehin sparen.
Regel 22: Räume deinen Desktop auf!
Falls deine Rolle im Rahmen der Videokonferenz eher aktiv ausfällt oder du sogar etwas präsentieren und erklären sollst, bietet es sich an, weitere organisatorische Vorbereitungen zu treffen. So ist es beispielsweise ratsam, den eigenen Computer-Desktop aufzuräumen und relevante Daten für die Webkonferenz im Vorfeld herauszusuchen. Solltest du dann deinen Bildschirm teilen und ein Dokument zeigen wollen, sehen die anderen Teilnehmer ein gut strukturiertes Arbeitsumfeld. So hinterlässt du einen professionellen Eindruck.
Regel 23: Vermeide Multitasking!
Was für die meisten Denkarbeiten gilt, solltest du auch für deine Teilnahme an Videokonferenzen beherzigen: Kümmere dich nicht um mehrere Dinge zur gleichen Zeit, sondern fokussiere dich auf eine einzige Sache. Oder anders formuliert: Vermeide Multitasking und praktiziere immer Singletasking. Diese Verhaltensregel führt dazu, dass du der Videokonferenz aufmerksam folgen kannst und von den Teilnehmern als konzentriert und motiviert wahrgenommen wirst. Bist du allerdings mit anderen Tätigkeiten beschäftigt, während eine Rückfrage im Meeting gestellt wird, kann das unangenehme Folgen haben. Verlierst du dann noch die Übersicht, weil du dich selbst mit Multitasking überfordert hast, hinterlässt du keinen professionellen Eindruck.
Regel 24: Verlasse die Videokonferenz nicht unentschuldigt!
Es kann durchaus vorkommen, dass du eine Videokonferenz ungeplant verlassen musst oder aufgrund von technischen Problemen nicht in vollem Umfang teilnehmen kannst. In solchen Situationen solltest du dich jedoch nicht heimlich, still und leise aus dem Staub machen, sondern dezent verabschieden und auf dein Verlassen aufmerksam machen. Dazu genügen schon eine kurze Wortmeldung oder ein Kommentar im angeschlossenen Chat-Bereich. Bei Massenveranstaltungen mit mehreren hundert Teilnehmern ist eine Verabschiedung jedoch nicht üblich, und sorgt in der Regel eher für Verwunderung.
Regel 25: Verabschiede dich von den Teilnehmern!
In Anlehnung an Regel Nr. 15 (Begrüße die Teilnehmer!) solltest du dich zum Ende der Videokonferenz von deinen Gesprächspartnern verabschieden. Selbst wenn es am Ende eher spontan und vielleicht sogar etwas wild zugeht, weil sich die Stimmung löst und alle durcheinander reden, solltest du nicht einfach nur schweigen und die Software beenden. Lass stattdessen ebenfalls ein kurzes „Auf Wiedersehen!“ oder „Good bye!“ von dir hören. Das gehört zu einem guten Umgangston und kommt positiv an.
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Fazit
Bei einer Videokonferenz kann einiges schieflaufen. Insbesondere, weil wir nicht strukturiert gelernt haben, wie diese Form der Kommunikation funktioniert. Die meisten Menschen, die wenig Erfahrung mit Webkonferenzen haben, begehen daher unnötige Fehler, die schädlich für ihre Außenwahrnehmung sind.
Die 25 Verhaltensregeln für Videokonferenzen von oben werden dir dabei helfen, in zukünftigen digitalen Besprechungen souveräner abzuschneiden. Mithilfe der vorgestellten Tipps wirst du Fehler vermeiden können, technische Herausforderungen meistern und von den anderen Teilnehmern als kompetent und sympathisch wahrgenommen.
Du wirst du nie (wieder) wie ein Idiot vor der Webcam wirken, sondern immer einen professionellen Eindruck hinterlassen. Egal, ob bei deinem Professor, deiner Chefin, Kollegen, Kommilitonen oder Oma und Opa.
